Мій досвід з Emexes-Dent: як безкоштовна програма врятувала мою приватну практику

Вітаю! Вже рік як я відкрив свою першу приватну стоматологічну практику, після 15 років роботи в державній клініці. У мене була своя база клієнтів і велике бажання, але дуже швидко я зрозумів важливу істину - лікувати пацієнтів і керувати бізнесом одночасно набагато важче, ніж здавалося.

Безперервний прийом пацієнтів, оформлення документації, контроль наявності розхідних матеріалів, графік, пошук нових клієнтів — все це залежало лише від мене. Вже за декілька місяців я відчув повну безвихідь, мені здавалося, що я тону. Google привів мене до думки про автоматизацію процесів за допомогою CRM-системи, та більшість з них були надто дорогими для мого бюджету на той момент.

Випадково натрапив на Емексес Дент — онлайн ПО для стоматологічного бізнесу, яка виявилася повністю безкоштовною. Спершу був скептично налаштований, але вирішив спробувати. Виявилося, що дарма сумнівався.

Що таке Емексес Дент?

Це зручна CRM розроблена для управління кабінетом або клінікою. Весь функціонал працює онлайн — вам не потрібно буде нічого встановлювати. Після створення акаунт на вашому рахунку з’явиться бонус еквівалентний річній підписці для одного кабінету. Додаткові кабінети обійдуться лише в $4.99/місяць.

Реєстрація в програмі абсолютно проста — потрібно просто заповнити форму на сайті, після цього ви отримаєте логін та пароль і вже з ними можете зайти в персональний кабінет та почати роботу.

Цей сервіс значно полегшив мені життя, і якщо ви стоматолог, який сам керує своїм бізнесом, — раджу спробувати.

Перші кроки в Emexes-Dent: трохи хаосу, але воно того варте

Якщо чесно, на початку трохи розгубився — я вперше налаштовував систему такого плану. Полазив по розділах, а потім написав менеджеру Олегу. Він максимально просто і спокійно все пояснив. Детально всі функції розписувати не буду, розкажу тільки про ті, які стали для мене рятунком.

Що вирішила Emexes-Dent у моїй практиці

Як правило, я записував пацієнтів у блокнот, який постійно десь забував. Через це виникали накладки в розкладі.
Медкартки доводилось заповнювати самому, ще й намагатись втулити їх у крихітному кабінеті так, щоб вони не заважали роботі.
Не встигав ні створювати свій бренд у соціальних мережах, ні підтримувати зв’язок зі старими клієнтами. Часто бувало й таке, що пацієнти не приходили, бо забували про візит — кабінет простоював.

А крім того ще ж звіти, документи, комунікація з підрядниками... Було дуже важко. Але виявилося, що Emexes-Dent має рішення на всі ці проблеми.

Онлайн-запис пацієнтів — моє рятунок

На етапі налаштувань, я прописав у програмі свій графік роботи, а система сама сформувала календар. Зараз, я можу записати пацієнта на прийом за лічені хвилини: обираєш пацієнта, вказуєш час — і готово. Всі дані зберігаються, а блокнот пішов "на пенсію".

Особливо подобається, простота редагування розкладу. Коли хтось скасовує візит, я можу прибрати його з графіку або перенести запис за пару кліків. Ніяких стрілок, закреслень і незрозумілих приписок, як це було в “блокнотний” період. Проста річ, але вона реально змінила мій робочий процес.

Розумна картка прийому: легко, швидко і без зайвого головного болю

Документація ніколи не була моєю сильною стороною, тому спершу не чекав нічого надзвичайного. Але Емексес Дент приємно здивував: з цим ПО документообіг перестав бути проблемою.

Ось чим мені допомогла ця функція:

картки: тут вони електронні, тож місця в кабінеті стало відчутно більше. Якщо пацієнт просить висновок — він просто друкується напряму з програми;

зручна візуальна зубна формула: на ній демонструється актуальний стан зубів та вже виконані процедури. Крім того, система попередить вас, якщо помітить що діагнози в картці та формули суперечать один одному — корисно, коли працюєш у ритмі 6/1;
шаблони лікування: спочатку не користувався ними, але менеджер все ж вмовив спробувати — зараз не можу уявити, як без них працював раніше;
можливість додавати документи з інших клінік до картки: просто сфоткав на телефон, залив у базу — і готово. Швидко та зручно.

В цілому, Емексес Дент зробив цей найнудніший аспект моєї роботи значно простішим.

Пацієнти не забувають, а склад сам себе веде: ще дві фішки, які спростили мені життя

Рік тому, я реально вже почав думати про те, щоб найняти якогось помічника, який обдзвонював клієнтів та вів облік матеріалів. На той момент, це здавалось чимось що можуть дозволити собі якісь зіркові лікарі. І тут знову Emexes-Dent показала, на що здатна.

1. Автоматичні SMS і система нагадувань

Часто бувало таке, що пацієнти не приходили, дехто забував, дехто плутав дні чи час. Зараз все працює ось як:

система автоматично надсилає нагадування про візит;
я можу створити нагадування, щоб зв’язатися з пацієнтом, наприклад, через пів року після чистки;
буває що запускаю SMS з індивідуальними знижками — це добре працює на повернення старих клієнтів.

Та ключовим для мене є те, що немає потреби більше це тримати в голові. Зайшов в кабінет, продивився список задач, вже й знаю що треба робити. Створення нагадування це справа декількох хвилин.

2. Розумний складський облік

Це взагалі — функція мрії, адже:

відмічаю надходження та списання матеріалів у віртуальному складі;
база постачальників завжди під рукою;
а найголовніше — налаштував автоматичне списання матеріалів
після візиту пацієнта, згідно з шаблоном процедури.

Тобто я раз вніс в систему, що на чистку йде стільки-то матеріалів, і все — далі програма сама все вираховує. Якщо щось змінюється — редагую в пару кліків.

Крім того, налаштував мінімальні залишки матеріалів — коли якийсь з них доходить до цієї позначки Емексес Дент нагадає про потребу в замовленні. А якщо у вас велика клініка з кількома кабінетами — Emexes-Dent дозволяє налаштувати розширений облік для цього.

Висновок? Програма поєднує в собі дві ролі: менеджера і складського комірника — і це лише за ціною підписки!

Контроль під рукою: як Emexes-Dent допомогла мені навести лад у стоматології

Раніше, я просто працював. Зараз — я маю розуміння того, що працюватиме краще для мого бізнесу. Допомогли мені в цьому звіти в Emexes-Dent.

Що я бачу у звітах?

кількість прийомів за будь-який період;
які послуги були найпопулярніші;
скільки продукції я продав;
які процедури приносять більше прибутку;
скільки нових клієнтів з’явилось і скільки не прийшли.

Крім того, я в будь-який момент можу подивитись фінансові показники — дохід, витрати, рентабельність. За їх допомогою можна планувати наступні періоди, а не працювати “наосліп”. Дуже корисно і для новачків, і для керівників з досвідом.

Інші корисні функції, які мене вразили:

індивідуальні баланси пацієнтів: це зручна функція для тих, хто практикує приймати передоплати, проводити послуги в борг, або просто переносити здачу — все автоматично і без зайвого головного болю;
облік суміжної продукції: у мене продається невеликий асортимент засобів догляду за ротовою порожниною, і тепер легко можу порахувати, скільки заробив на цьому окремо.
партнерство придбав свій рентген — думаю співпрацювати з колегами у котрих його немає. У CRM вже є окремий модуль для обліку таких відносин.

Мої головні висновки після року з Emexes-Dent

Я перестав витрачати час на другорядні задачі — приймаю більше людей без перевтоми.
Ніяких накладок у записах — система не дозволяє зробити помилку.
Пацієнти не забувають про прийом — SMS нагадування це ідеальне рішення.
З'явилися постійні клієнти, бо я став пропонувати їм додаткові послуги вчасно.
Програма нагадує дозамовити матеріали — дуже зручно, навіть якщо склад невеликий.
Клієнтська база зберігається локалізовано — завжди під рукою.

І найголовніше — дохідність суттєво зросла. І хоч це в першу чергу моя заслуга як лікаря, без Emexes-Dent я б не встигав на все це, чи вже б загруз під купою паперів.

Так що мій вердикт: якщо ця CRM — мишоловка, то сир в ній дуже смачний. І головне — реально безкоштовна, без прихованих оплат.